Обов'язкове проведення інвентаризації каси
Процес інвентаризації здійснюється відповідно до вимог законодавства РФ «Про бухгалтерський облік» (ст.19), про проведення касових операцій. Мінфін РФ (наказ №49) регламентує процес інвентаризації та пропонує методичні рекомендації. Основою для проведення інвентаризації є наказ керівника, він є головним документом фінансової політики даного підприємства.
У нормативних документах фіксується інформація про обов'язкову інвентаризації із зазначенням причин, які можуть бути наступними:
- Підготовка і здача річного звіту.
- Ухвалення на роботу нового матеріально відповідального співробітника на місце колишнього.
- У разі допущення зловживань особами, що використовують в своїх цілях посадове становище.
- Закриття підприємства або його реорганізація.
- Непередбачені обставини, пов'язані з рухом грошей.
Крім того, ініціатором інвентаризації може виступити керівник компанії або представник контролюючої організації. Довільний або раптовий характер перевірок сприяє більш високої ефективності виявлення порушень.
Послідовність процесу перевірки
Інвентаризація грошових коштів в касі підприємства проводиться за наступним алгоритмом:
- Підготовчий етап.
- Перевірка стану касової готівки.
- Ототожнення отриманих даних з бухгалтерськими даними.
- Складання акту інвентаризаційної перевірки.
- Аналіз виявлених відомостей.
Підготовчий період включає в себе видання керівником компанії відповідного наказу, в якому міститься інформація про час проведення перевірки каси, термін подачі відомостей, отриманих в ході інвентаризації. У наказі також повідомляється про освіту інвентаризаційної комісії із зазначенням ПІБ її голови. Всі члени комісії відповідальні за достовірність даних, встановлених в ході перевірки. Дуже важливий момент присутності всіх членів без винятку. Якщо буде відсутній хоча б один з них, результати можуть бути визнані недійсними.
Повідомлення касира в письмовій формі про те, що вся прибутково-видаткова документація підприємства є в звіті і передана в бухгалтерію, є стартом для проведення інвентаризаційної перевірки.
Вся грошова маса, виявлена в касі, перераховується. При занадто великому обсязі, банкноти упорядковано відповідно до гідності, і відповідно перераховується кожна частина із зазначенням кількості купюр окремого номіналу і сума, потім все підсумовуються. Остаточний результат порівнюється з даними звіту і складається відповідний акт.
Інвентаризаційна перевірка дозволяє визначити:
- Чи дотримується касир даного підприємства вимогам касової дисципліни, чи не порушує правила прийому і видачі готівки.
- Наскільки достовірні відомості про відносини з банком, який обслуговує дану компанію.
- Наявність договірних зобов'язань з матеріально відповідальною особою (касиром).
Важливим елементом перевірки є наявність умов для зберігання грошової маси (сигналізація, сейфи, пожежна безпека, умови транспортування).
Перевірка правильності ведення касової книги також є важливою складовою інвентаризації, основні вимоги такі:
- Нумерація сторінок.
- Завірена печаткою прошивка.
- Своєчасність занесення записів у книгу з документальним підтвердженням. Виправлення, підтасовка даних суворо забороняється.
- Підсумкові суми повинні бути безпомилковими і відповідати дійсності. Переносити дані на наступну сторінку слід виробляти по встановленим вимогам.
Якщо в бухгалтерії ведеться автоматизований облік, здійснюється перевірка роботи програмного забезпечення, призначеного для обробки даних касових документів.
Оформлення: документи і зразки
Як згадувалося вище, відправною документальної точкою для проведення інвентаризації є наказ по підприємству, який видається керівником.
Зразок наказу для проведення інвентаризації
Далі проводиться фактична перевірка, в ході якої комісія збирає інформацію для складання підсумовує акта інвентаризації за уніфікованою формою інв-15.
Якщо касир коректно проводить всі грошові операції, фактична сума, що залишилася в касі готівки буде дорівнює сумі, зазначеній у поданих заздалегідь звітах. Невідповідність сум говорить або про недостачу грошей в касі, або про надлишки, що в обох випадках говорить про зловживання або помилкові дії касира.
Для узагальнення зібраної інформації складається порівняльна відомість, яка є частиною акта інвентаризації, вона заповнюється наступним чином:
- Найменування підприємства із зазначенням області діяльності.
- Номер і час (день, місяць, рік) складання інвентаризаційного акту.
- Номер наказу про інвентаризаційної перевірки і дата його видання.
- ПІБ матеріально відповідального працівника компанії і його підпис.
У таблиці заповнюються такі дані:
- Фактична кількість готівки і цінних паперів і подана в звіті сума.
- Різниця між звітними і фактичними даними.
- Номери останніх прибутково-видаткових документів.
Касир дає пояснення допущених порушень в окремій колонці бланка акта. Далі ця інформація використовується при розробці заходів щодо усунення виявлених недоліків.
Інвентаризаційний акт видається в двох примірниках, а якщо призначається на посаду касира новий працівник, то в трьох. Документ завіряється підписами всіх учасників перевірки. Оригінал подається в бухгалтерію, копія - касовому працівникові (матеріально відповідальній).
Зразок акта перевірки
Зразок акта перевірки (чистий бланк інв-15)
Виявлення порушень і їх причини
Практично кожна перевірка супроводжується виявленням певної кількості порушень. Вони можуть бути викликані різними причинами:
- Недостатній професіоналізм.
- Елементарна неуважність і непрощенна халатність.
- Навмисне перекручування даних відповідальною особою.
- Недосконалість системи контролю.
Типові порушення в більшості підприємств:
- Часткова або повна відсутність первинної прибутково-видаткової документації.
- Неправильне ведення документації.
- Безграмотність рахівника, що допускає помилки при математичних підрахунках.
- Необгрунтоване списання грошових коштів (без підтверджуючої документації).
- Одні і ті ж документи використовуються двічі.
- Облікові записи заповнюються з порушенням термінів.
- Документи, що не завірені печаткою підприємства та підписом керівника.
- Використання розписок як списання грошових сум.
- Одержувачі коштів не розписуються на видаткових документах.
- Під час відсутності касира його обов'язки виконує інший співробітник без належного оформлення.
Хто відповідатиме за виявлені недоліки
Якщо винних у нестачі не встановлені, то практично за цей факт несе відповідальність керівник. Він приймає рішення про можливе списання відсутньої суми з кредиту в дебет. Основою такого рішення є ст.12 ФЗ «Про бухгалтерський облік».
Про виявлені нестачі або надлишки видається наказ і відправляється в бухгалтерію (ст.17 ФЗ «Про бухгалтерський облік»).
Якщо за результатами інвентаризаційної перевірки виявлені порушення і визначені винні в їх скоєнні, до них будуть пред'явлені заходи по відшкодуванню завданих матеріальних збитків компанії.
Якщо матеріально відповідальний співробітник відмовляється від пред'явлених вимог, керівник має право звернутися до судових органів для вирішення конфлікту.
Умови, при яких винні зобов'язані відшкодувати недостачу:
- Наявність офіційного документа, що підтверджує винність конкретної посадової особи.
- Визнання співробітником власної провини в письмовій формі із зазначенням причини і мотивів скоєного порушення.
- Постанова інвентаризаційної комісії про визнання винуватості співробітника. Якщо він не згоден з таким рішенням, він повинен підписати відповідний документ, який може бути підставою для подачі керівником позову до суду.
- Утримання суми нестачі із зарплати винного працівника.
Якщо співробітнику помилково пред'являють претензії про недостачу, він також може звернутися в судові органи.
Першим кроком після виявлення надлишків, вони підлягають оприбуткуванню. Бухгалтер робить відповідні розрахунки і складає довідку, яка містить наступну проводку:
Виявлені та оприбутковані надлишки включаються в оборот підприємства. Якщо мова йде про кошти, вони стають позареалізаційними, ст.250 НК РФ забороняє використовувати їх. Вони списуються у виробництво і фіксуються за дебетом.
Як списати недостачу
Недостачу без визначення винних можна списати лише в таких випадках і умовах:
- Протягом того року, в який здійснювалася інвентаризаційна перевірка.
- Списанням може займатися один, спеціально призначений для цих цілей співробітник.
Процес списання проводиться в такій послідовності:
- Видання наказу керівника компанії.
- Списання з кредиту в дебет на рахунок 94.
- Списання витрат на здійснення інвентаризаційної перевірки.
- Бухгалтерія дає дані про природний убуток. Далі порівнюються суми витрат з нормативними. Якщо результат менше норми, списання проводиться на витрати компанії.
При наявності винних співробітників або якщо недостача більше природного убутку, проводиться списання наступним чином:
- Керівник оформляє наказ про списання з кредиту в дебет.
- Звірка даних в документах.
- Бухгалтерія вираховує суму, якої бракує.
- Керівництво підприємства розробляє план заходів щодо недопущення надалі виявлених порушень або йде на крайні заходи - подає позов до суду.
Якщо рішенням суду провина співробітників не доведена, недостача списується на підставі судового вердикту.
Якщо винуватець зник, недостача списується за рахунок чистого прибутку.
Щоб запобігти конфліктам, пов'язані з такими негативними явищами в роботі підприємства, як недостача, керівник повинен дотримуватися послідовність дій. Кожен його крок повинен відповідати букві закону. Наприклад, дії з розділення суми нестачі серед співробітників і вирахування цієї цифри з їх заробітної плати - є протизаконним і може бути кваліфіковано, як незаконна невиплата заробітної плати.
Інвентаризація грошових коштів в касі може проводитися з різних причин. Вона буває як планова, так і раптова. Головна мета її проведення - контроль потоку готівки на підприємстві і запобігання крадіжок серед персоналу.