Після встановлення ліміту, наступним важливим етапом в організації постачання цехів і дільниць є правильне оформлення документів на відпуск матеріалів зі складів відділу постачання.
У практиці організації матеріально-технічного постачання дозвіл на відпустку матеріалів зі складу оформляється такими документами: разовими вимогами, лімітними картами, груповими лімітними відомостями, матеріально-плановими картами. Кожен з цих способів оформлення видачі матеріалів має свої переваги і недоліки, і їх вибір залежить від конкретних умов виробничого процесу.
Видача матеріалів за допомогою разових вимог застосовується на невеликих підприємствах для відпустки різних допоміжних матеріалів і матеріалів, що йдуть на ремонтно-експлуатаційні потреби. Право витребування матеріалу надається начальнику цеху і його заступнику. У вимозі зазначаються докладні відомості про матеріал, для якої мети він виписується, хто буде отримувати і інші дані.
Виробнича програма, шт.
Норматив цехового запасу, кг
Зміна незавершеного виробництва
Норма витрати матеріалів на деталь, кг
Сталь З, кругла, діаметром 20 мм
Сталь З, полосовая, 20 х 5 мм
Сталь З квадратна, 60х60 мм
Разове вимога надсилається до відділу постачання або кооперування для отримання дозволу на відпустку матеріалів зі складу. Відповідно до встановленого лімітом для цеху і наявністю матеріалів на складі начальник відділу (бюро) постачання або керівник групи підписує вимогу. У разі зміни кількості затребуваного матеріалу прописом вказується кількість, яка має бути відпущена зі складу. Після цього матеріально-відповідальна особа цеху отримує матеріал. Комірник складу і представник цеху розписуються в кількості відпущеного і отриманого матеріалу. Вимога виписується у двох примірниках. Один примірник з візою відділу постачання залишається на складі і служить підставою для списання з картки складського обліку даного матеріалу, а другий - зберігається в цеху і використовується для контролю за витрачанням матеріалу в процесі виробництва.
Перевага цього способу оформлення і видачі матеріалів полягає в тому, що працівники відділу постачання при візуванні вимог мають можливість регулювати кількість відпускаються матеріалів і своєчасно списувати матеріали у виробництво. Однак серйозним недоліком при цьому, є великі витрати часу працівників цехів, відділу постачання, бухгалтерії на оформлення вимог. Крім того, значно зростає документообіг, так як окремі вимоги виписуються на кожне отримання даного матеріалу, що ускладнює проведення облікових операцій. Тому разові вимоги доцільно застосовувати лише в тих випадках, коли матеріали порівняно рідко виписуються зі складу (при єдиному типі виробництва).
Більш прогресивним є спосіб оформлення відпустки матеріалів на підставі лімітних карт. На відміну від разових вимог лімітна карта виписується відділом постачання на місяць, квартал, півріччя. Вона широко використовується на підприємствах з масовим і крупносерійним типом виробництва.
Лімітна карта виписується також в двох примірниках, один з яких направляється цеху-одержувачу, а другий - складу. За лімітної карті матеріально-відповідальний працівник цеху може отримувати в межах виділеного ліміту необхідну кількість матеріалу на протязі всього місяця без спеціального дозволу відділу постачання на кожен відпустку. Ця система відпустки матеріалів економить час працівників цехів і відділів постачання. При кожному отриманні матеріалу працівник цеху розписується в отриманні, а комірник складу - у відпустці (в 2-х прим.). Відпустка матеріалу припиняється після того, як споживач повністю використав встановлений в карті ліміт, а також після закінчення терміну, на який виписано лімітна карта, якщо навіть ліміт не вичерпаний.
Після припинення видачі матеріалів комірник складу підраховує загальну кількість відпущеного цеху матеріалу і здає лімітну карту в бухгалтерію підприємства. Лімітна карта служить одночасно первинним документом з обліку витрат матеріалів і калькуляції витрат на виконання тих чи інших робіт.
Негативною стороною відпустки матеріалів по лімітним картками є трудність регулювання відпустки матеріалів протягом терміну дії лімітної карти в тих випадках, коли одні і ті ж матеріали споживають кілька цехів. Відпустка по лімітним картками може привести до неправильного розподілу надходять матеріалів між цехами, так як працівники відділу постачання не беруть участі в регулюванні їх відпустки. Однак цей недолік можна усунути шляхом встановлення графіка відпустки матеріалів різних цехах і ділянках відповідно до їх потребою, контроль за виконанням якого можна доручити безпосередньо комірнику складу.
При оформленні відпустки по груповим лімітним відомостями (табл. 8.2) відділ постачання виписує у двох примірниках лімітні відомості не на один, а на кілька видів матеріалів. Вони направляються в цех - споживач і на склад. При необхідності отримати той чи інший матеріал, зазначений у відомості, представник цеху виписує вимогу або здавальну накладну, з якої відправлявся безпосередньо на склад. Комірник складу в межах виділеного ліміту відпускає даний матеріал, отримує розписку представника цеху в отриманні матеріалу, розписується у відпустці і зазначає в лімітної відомості фактична кількість відпущеного матеріалу.
При цій системі оформлення відпустки матеріалів, бухгалтерським обліковим документом є вимоги, а лімітні відомості служать тільки оперативним документом, що рятує споживачів від необхідності візування кожної вимоги в відділі постачання.
Нарешті, в практиці матеріально-технічного постачання видача матеріалів може оформлятися по матеріально-плановим картками. Порядок відпуску тут такий же, як і в попередньому випадку, з тією різницею, що в матеріально-планової карті вказується графік відпустки матеріалів цеху за кількістю і термінами на основі виділеного цеху ліміту відпуску товарів.
Матеріально-планова карта також складається в відділі постачання підприємства в двох примірниках, один з яких направляється в цех, інший - на склад. Ця форма відпустки матеріалів застосовується в поточно-масовому виробництві, де є стабільне споживання матеріалів.
У тих випадках, коли за умовами виробництва немає можливості розрахувати конкретні дні видачі матеріалів, планові терміни можна встановлювати по п'ятиденку або декадах.
Матеріально-планові карти застосовуються, як правило, при активному постачанні цехів, тобто коли працівники відділів постачання самі організовують доставку матеріалу на робочі місця.