На підставі норм закону з моменту прийому на роботу трудова книжка кожного працівника зберігається на підприємстві в спеціально відведеній для цих цілей кімнаті або в сейфі.
Кадровий працівник, в обов'язки якого входить ведення трудових книжок, несе персональну відповідальність, за їх ведення та зберігання, відповідно видача обумовленого документа на руки працівників можлива тільки при дотриманні деяких правил.
Що говорить закон?
Порядок ведення і зберігання трудових книжок закріплено в Правилах, затверджених Постановою Уряду №225, де зокрема, в п .42 сказано, що трудова книжка є бланком суворої звітності і зберігається на підприємстві в умовах, встановлених для документів подібного типу, тобто або в сейфі, або в спеціальній відведеній кімнаті.
Також відповідно до закону до інформації, зазначеної в обумовленому документі, а також до самих книжках про працю може мати доступ тільки особа, уповноважена локальними актами підприємства, яке власне і веде їх, а також відповідає за зберігання на підставі п.45.
Відповідно до норм закону трудова книжка може бути видана працівникові на руки тільки в двох випадках:
При виникненні ж інших обставин роботодавець має право видати тільки завірену копію, про що сказано в тій же ст.62 ТК РФ і в п.7 Правил.
Для чого може знадобитися книжка працівнику на час?
Однак, незважаючи на чіткі законодавчі норми, деякі установи керуються власними правилами, в зв'язку з чим і вимагають надання оригіналу трудової книжки.
Зокрема, документ з хронологією трудового стажу зараз потрібно:
- для оформлення пенсії за вислугою або при досягненні пенсійного віку, якщо працівник не планує звільнятися, а пенсію все ж оформляє;
- для оформлення закордонного паспорта;
- для оформлення кредитної позики;
- для оформлення трудової візи до іншої країни.
Звичайно, такі вимоги не є абсолютно законними, адже той же банк або посольства деяких держав повинні дотримуватися нормативні акти РФ, але ж копію можна підробити, а оригінал трудової книжки захищений спеціальною голограмою. що має на увазі достовірність даних.
Для оформлення пенсії
Як правило, при оформленні пенсії працівники Пенсійного фонду вимагають оригінал трудової книжки, для того щоб не тільки порахувати загальний страховий стаж, а й порівняти з даними, наданими колишніми роботодавцями щомісяця.
Але зараз, у зв'язку з прийняттям нового закону про обчислення стажу, необхідного для пенсії, а саме ФЗ №400, трудову книжку, при її відсутності з поважних причин, можна замінити іншими підтверджуючими даними, які обумовлені в Правилах підрахунку стажу, затверджених Постановою уряду РФ № 1015.
Ознайомтеся з текстом зазначених документів:
Зокрема, в даний моменту страхового стажу можна підтвердити за допомогою копії трудового договору. особових рахунків та інших документів, що підтверджують факт ведення трудової діяльності.
Також в ряді випадків, припустимо, пожежі або стихійних лих допускається і прийняття до уваги свідчень двох колишніх співробітників.
Однак, незважаючи на нове пенсійне законодавство, працівники Пенсійного фонду, як і раніше вимагають надання оригіналу трудової книжки, в зв'язку з чим кадрові працівники на виконання тієї ж ст.62 ТК РФ і видають обумовлений документ, але тільки після оформлення розписки.
Як перевірити співробітника при прийомі на роботу? Інформація - тут.
Для надання в інші установи
Виникають складності при оформленні документів і в інших організаціях, які не є державними установами, але мають власне уявлення про норми закону, якими в основному є власні локальні акти і деякі правила.
Наприклад, в даний час багато банків при прийнятті рішення про надання кредитної позики вимагають оригінал трудової книжки, хоча по суті не мають на це права.
Але подібні вимоги не засновані на порожньому місці, якраз навпаки, для цього існують вагомі причини:
- По-перше, трудова книжка потрібна банку для того щоб оцінити платоспроможність і сталість майбутнього клієнта. Адже якщо людина ніде не працює або часто змінює місця роботи, його цілком можна визнати яке благонадійним, що зумовить рішення про видачу кредиту.
- По-друге, оригінал обумовленого документа потрібен для того щоб оцінити достовірність даних. Адже зараз за допомогою комп'ютерної техніки можна створити практично будь-які дані, а трудова книжка захищена голограмою і має серійний номер, який можна перевірити.
Звичайно, банківська установа не має права вимагати трудову книжку саме в оригіналі, але при порушенні даного правила кредит працівник не отримає. Саме тому багато кадрових працівники видають книжки, але тільки після оформлення розписки, таким чином, перекладаючи відповідальність за вже на працівника.
Для отримання закордонного паспорта у Федеральній міграційній службі
На даний момент з виданням Наказу ФМС РФ № 320 «Про затвердження Адміністративного регламенту при оформленні паспортів» надання оригіналу трудової книжки не потрібно, так як у встановленій формі заяви існує спеціальна графа, відведена для відображення даних про трудову діяльність за останні 10 років, але у багатьох відділеннях міграційної служби оригінал трудової книжки все ж вимагають для того, щоб перевірити достовірність даних.
Звичайно подібні вимоги є порушенням закону, але знову ж таки, мало хто може дозволити собі сперечатися про дотримання законності з Міграційної службою або з'ясовувати це питання в судовому порядку, відповідно оригінал доводиться пред'являти, знову ж після оформлення розписки за основним місцем роботи.
Для отримання робочої візи за кордон
Потрібно оригінал трудової книжки та про оформлення робочої візи для поїздки за кордон, адже саме виходячи з даних відображених в обумовленому документі працівники посольства можуть оцінити і досвід роботи у відповідній області та високу кваліфікацію, виходячи з назви посади.
І знову ж таки, відповідно до закону РФ, вимагати оригінал багато організацій не можуть, але посольства інших країн при видачі візи керуються власним законодавством, норми якого для отримання візи доведеться виконати.
Це має на увазі прохання до роботодавця про видачу оригіналу книжки для оформлення відповідних документів.
Правила складання розписки про отримання трудової книжки на руки
Як було сказано вище, кадровий працівник несе персональну відповідальність за збереження трудових книжок, що знаходяться на підприємстві.
Відповідно при отриманні заяви від працівника з проханням видати трудову книжку складається розписка, яка є офіційним документів підтверджує, що з моменту видачі відповідальність за її збереження покладається вже на нього.
Незважаючи на те, що розписка про видачу трудовій книжці використовується навіть у випадках, обумовлених законом, встановленої форми, закріпленої в законодавчих актах, поки не введено.
Тому розписка складається в простій письмовій формі із зазначенням деяких обов'язкових пунктів:
- найменування підприємства;
- посаду та прізвище працівника;
- назва документу;
- причина оформлення;
- Дата складання;
- обставини, які стали підставою для видачі;
- підпис працівника;
- посада, прізвище, підпис кадрового працівника.
Також до розписці додається засвідчена печаткою підприємства копія кожного аркуша трудової книжки на той випадок, якщо обумовлений документ буде втрачено і потрібно буде розрахувати загальний стаж працівника перед оформленням дубліката.
І звичайно, розписка складається чітким почерком і без помилок і виправлень, так як документ, оформлений з порушеннями може бути визнаний недійсним.
Зразок (приклад)
Як правило, розписка про видачу трудової книжки пишеться від руки, але на деяких підприємствах кадрові працівники оформляють спеціальні бланки, в які при необхідності вносяться всі потрібні дані.
Зразок розписки в отриманні трудової книжки представлений на нашому сайті:
Бланк документа можна скачати тут:
Хто складає?
З огляду на, що кадрове діловодство є прямим обов'язком кадрового працівника або менеджера з персоналу, оформленням розписки покладається саме на зазначеного фахівця, так як він не тільки має необхідні персональні дані працівника, а й знає правила оформлення розписок на видачу документів.
Чи законна безкоштовне стажування при прийомі на роботу? Дізнайтеся тут.
Чому не можна мати дві трудові книжки? Дивіться тут.
Чи потрібен журнал реєстрації розписок?
Ведення журналу руху трудових книжок регламентовано нормами закону, але для видачі розписок такий журнал не передбачений, що створює певні труднощі при контролі за видачею книжок про працю.
Відповідно введення такого журналу доцільно, адже в ньому можна відобразити не тільки всі потрібні дані, які як правило, не включені в текст розписки, а й проконтролювати терміни видачі і повернення обумовленого документа.
нюанси оформлення
У більшості випадків розписка оформляється в багатьох організаціях, тільки в тому випадку, якщо трудова книжка надається на підставі особистої прохання працівника для оформлення тієї ж пенсії або інших документів, а при звільненні розписка не використовується, так як з моменту звільнення та видачі працівнику книжки на руки підприємствовідповідальності за її збереження не несе.
при звільненні
Як показує практика, оформляти розписку в отриманні трудової книжки потрібно і при розірванні співпраці, так як працівник може згодом подати в суд, мотивуючи тим, що трудова книжці йому була вручена з порушенням термінів, обумовлених в ст.84.1 ТК РФ.
При звільненні працівник розписується до журналі видачі трудових книжок із зазначенням дати, але розписка написана власноручно працівника буде виступати головним підтверджує доказом того, що підприємство свої зобов'язання виконало і обумовлений документ вручено в установлені строки та особисто в руки.
Для отримання книжки померлого співробітника
Також розписку про отримання трудової книжки в обов'язковому порядку потрібно буде скласти в тому випадку, якщо співробітник помер і обумовлений документ належить видати близьким родичам при звільненні померлого на підставі поданої заяви.
У подібній ситуації до заяви з проханням про видачу потрібно буде додати копію документів, що підтверджують родинні зв'язки, а вже потім скласти розписку, в якій буде вказано всі дані одержувача, а також дата з підписом.
Розписка, отримана від працівника при видачі трудової книжки є не просто аркушем паперу заповненим від руки, а й офіційним документом, який в судовому порядку буде рівнозначним доказом того, що відповідальність за збереження трудової книжки покладається саме на працівника і підприємства в разі втрати обумовленого документа відповідальності не несе.
Вкладиш до трудової книжки →