З моменту працевлаштування і до дня звільнення трудова книжка зберігається у відділі кадрів або в бухгалтерії підприємства. Відповідальність за її збереження лежить на роботодавця. Тому у випадках, коли працівнику необхідний оригінал документа, оформляється розписка про отримання трудової книжки на руки. Про те, як видати трудову книжку під розписку, ми розповімо в статті.
Що говорить закон?
Інформація про правила ведення і зберігання міститься в наступних нормативних документах:
Згідно з Постановою, документ про стаж є бланком суворої звітності. Він повинен зберігатися в відділі підприємства, яке відповідає за документальне оформлення прийому і звільнення співробітників. А відповідальність за ведення, зберігання і видачу несе фахівець відділу кадрів, призначений наказом роботодавцем. За правилами, тільки цей фахівець має право доступу до бланків.
В яких випадках можлива видача?
За правилами, бланк може бути виданий співробітникові на руки тільки в наступних випадках:
При видачі оригіналу обов'язково необхідно брати з працівника документ, що підтверджує отримання бланка на руки. Це захищає роботодавця від відповідальності за зберігання в той період, коли він був на руках у співробітника.
У всіх інших випадках роботодавець при необхідності видає працівникові завірену копію (ст.62 ТК РФ і в п. 7 Правил).
Правила складання розписки
При видачі оригіналу на руки співробітникові підприємства при будь-яких обставинах необхідно зробити копії кожної сторінки. Також потрібно отримати від нього документ, в якому працівник підтверджує отримання бланка на руки.
У ньому повинна міститися наступна інформація:
текст, в якому обов'язково повинні бути вказані реквізити документа, що запитується до видачі;
причина, по якій співробітник просить видати йому бланк;
термін, протягом якого працівник зобов'язується повернути книжку (три дні)
підпис працівника і розшифровка підпису.
Уніфікованої форми він не має.
Як виглядає розписка в отриманні трудової книжки, зразок:
Форма розписки про отримання трудової книжки на руки для пред'явлення в ПФР
Бланк видається на певний термін, який обговорюється з співробітником відділу кадрів. Після закінчення роботи з документом, його необхідно повернути до відділу кадрів підприємства протягом трьох днів. Після повернення оригіналу в відділ кадрів розписка гаситься і передається на зберігання. На підтвердження повернення працівником складається розписка про повернення трудової книжки. зразок:
Розписка за трудову книжку родичами
Також вона необхідна, якщо співробітник помер і бланк необхідно видати родичам померлого на підставі заяви. У цій ситуації до вищезгаданого документу потрібно додати копії довідок, що підтверджують родинні зв'язки з померлим співробітником. У ньому вказуються дані родича, якому буде видано бланк. Як оформляється розписка про взяття трудової книжки? зразок:
