Це швидко і безкоштовно!
Після працевлаштування громадянина його трудова книжка (далі ТК) повинна зберігатися в спеціальному сейфі до моменту розірвання контракту. Кадровик несе персональну відповідальність за стан даних документів і їх грамотне оформлення.
В окремих випадках, передбачених законом, ТК може бути видана на руки громадянину. У такій ситуації необхідно складати розписку працівника про отримання трудової книжки.
Коли роботодавець повинен видати трудову книжку?
ТК необхідна для фіксації інформації про трудовий стаж громадянина і досвіду в тій чи іншій області. Цей документ використовується для оформлення пільг, допомог і пенсії. При втраті або псування бланка процес відновлення займає багато часу і сил, тому керівництво ретельно підходить до його заповнення.
- в останній робочий день при розірванні контракту зі співробітником;
- для надання ТК в державні та інші установи;
- при зверненні родича загиблого працівника.
Варто відзначити, що отримати документ здатний виключно сам співробітник. Якщо з якої-небудь причини він не може особисто забрати ТК, законодавство РФ допускає можливість отримання бланка через представника. В цьому випадку довірена особа надає кадровику власний паспорт і довіреність, засвідчену в нотаріальній конторі.
Видача ТК здійснюється далеко не з будь-якої довіреності. Кадровик повинен переконатися в її дійсності. Зазвичай терміни дії вказуються в тексті документа.
Якщо ж дана інформація відсутня, довіреність матиме законну силу протягом 12 місяців, згідно 186 статті ГК РФ.
Розписка на отримання трудової книжки на час
Якщо видача ТК при розірванні з співробітником контракту є обов'язковою, то в яких випадках, передбачених законом, документ надається громадянинові на руки? Трудова може знадобитися для пред'явлення в різні установи та організації в наступних цілях:
Бланк повинен бути повернений до відділу кадрів протягом трьох днів з моменту завершення роботи з даним документом.
У перерахованих вище випадках організації вважають за краще працювати з оригіналами документів, тому як копії можна легко підробити. ТК має захист у вигляді голограми, печатки компанії, в якій працевлаштований громадянин, і підписів посадових осіб.
Наприклад, підрахувати пенсійний стаж без надання ТК в відділення ПФР неможливо. Співробітник може відмовити заявнику, якщо він звернеться до нього з копією документа.
Формально для схвалення кредиту в банку необов'язково пред'являти оригінал ТК, однак деякі установи відмовляються визначати платоспроможність громадянина за допомогою копії документа.
Порядок видачі трудової книжки
Як зазначалося вище, за оформлення і видачу ТК відповідає певний співробітник, призначений виконувати ці функції наказом керівника. Зазвичай цю роботу уповноважений здійснювати кадровик.
Щоб дотримати процес надання документа суворої звітності громадянину, необхідно слідувати вказаним нижче алгоритму дій:
- отримати від співробітника заяву з проханням про видачу оригіналу ТК на руки (в тексті вказується ПІБ і посада громадянина, причина отримання документа, дата звернення);
- оформити акт видачі трудової книжки працівникові або його представникові.
Якщо громадянин був звільнений, видача ТК є завершальним етапом трудових відносин між працівником і підприємством. Інформація про надання документа вноситься в спеціальну книгу обліку руху ТК.
Якщо ж громадянин запросив документ для надання в певну інстанцію, кадровик і даний співробітник повинні обговорити терміни повернення бланка.
Після завершення роботи з ТК громадянин зобов'язаний повернути її назад до відділу кадрів. В цьому випадку кадровик становить розписку про отримання раніше виданої трудової. У ній фіксується ПІБ співробітника, його посаду та паспортні дані, а також дата повернення бланка.
Після видачі громадянинові ТК відповідальність за її збереження лягає на плечі самого співробітника. Варто відзначити, що вносити записи в документ має законне право лише уповноважена особа компанії, в якій працевлаштований громадянин. Самостійне внесення змін до бланку неприпустимо.
При оформленні розписок інформацію про них не потрібно вносити до відповідного журналу, тому що це не передбачено положеннями російського законодавства.
Складання розписки про отримання трудової книжки на руки
Можна працювати за двома трудових книжок - читаємо тут.
Документ не має стандартної форми, тому може складатися у вільному вигляді. Типовий шаблон повинен включати в себе нижченаведені дані:
- назва фірми, в якій працевлаштований громадянин;
- прізвище, ім'я та по батькові співробітника;
- його посаду та реквізити паспорта;
- причину надання ТК;
- дату звернення до відділу кадрів;
- підпис співробітника.
Після видачі бланка ТК кадровик повинен вказати в розписці дату фактичного надання документа, свою персональну підпис та ПІБ. Наявність помилок і друкарських помилок неприпустимо.
Ви можете скласти розписку про отримання трудової книжки при звільненні за зразком. представленому на сайті. Якщо ж документ оформляється в разі видачі ТК на руки співробітникові для звернення в будь-яку інстанцію, скористайтеся іншим типовим шаблоном.
Хто оформляє розписку про отримання трудової книжки?
Документ рекомендується заповнювати від руки, проте друкарський варіант не заборонений законодавством РФ.
Розписка може бути оформлена як кадровиком або іншою особою, відповідальною за ведення ТК, так і самим співробітником.
Особливості видачі ТК родичам загиблого співробітника
Якщо колишній працівник компанії загинув, ТК надається його найближчим родичам (наприклад, офіційним дружину).
Для цього зацікавлені особи звертаються до відділу кадрів з відповідною заявою та документом, що посвідчує факт загибелі громадянина.
У цьому випадку також складається розписка про отримання трудової книжки, з зразком якої ви можете ознайомитися на сайті.
У неї вносяться відомості про загиблого співробітника і паспортні дані родича, який забрав бланк ТК. Крім цього, в тексті слід вказати інформацію про документ, на підставі якого був підтверджений факт смерті колишнього співробітника.
Чи не знайшли відповіді на своє питання?
Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:
+7 (499) 350-80-69 (Москва)
+7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)
Це швидко і безкоштовно!