Правила оформлення відрядження та відповідних виплат значно змінилися. Багатьом раніше організація, поправляючи співробітника в від'їзд, повинна становити певні документи:
- Наказ, підписаний начальством або уповноваженою особою (наприклад, керівником кадрового відділу);
- Документ з робочим завданням;
- Документ, що засвідчує особу співробітника.
Співробітник також повинен був по поверненню надавати повні звіти про витрату коштів в двох примірниках: про витрачені на роботу і про аванс, виданому для витрат. Додатково працівник повинен був зберегти всі шляхові документи: квитки, чеки та багато іншого.
Як написати службову записку на відрядження?
Паперовий оборот для відрядженого співробітника і підприємства, від якого він відправляється, дійсно значно скоротився. Тепер керівнику передається лише службова записка, після чого виписує наказ на відправку певного співробітника. На цьому оформлення від'їзду завершується.
Дана папір досить проста в оформленні й має загальноприйняту форму: поле документа розділяється на дві частини. В правому куті в самому верху прописується посаду і ім'я керівника організації, після чого вписуються дані начальника відділу. У центрі розміщується назва всього документа.
Фактично такий папір - це одночасно оповіщення та звернення до начальства про направлення працівника у від'їзд у справах організації. У текст вписується мета відрядження, терміни виконання і безпосереднє робоче завдання. Проставляється дата і підпис особи, яка готувала папір.
Крім того, в текст в обов'язковому порядку викладаються ймовірні витрати грошових коштів і вказуються особливості поїздки. Наприклад, виїзд на конференцію, супровід гостей підприємства або відправлення на місце проведення спортивних заходів. Обов'язково вказується те, яким способом співробітник збирається відправитися.
Бланк службової записки на відрядження
Форма службової записки на відрядження довільна. законодавством не визначені чіткі рамки щодо оформлення даного документа. Одне відомо точно: така форма обов'язкова в тому випадку, якщо поїздка передбачає використання в якості транспорту особистого автомобіля. Також по поверненню працівник зобов'язаний вказати період своєї роботи поза підприємством.
Папір надається начальству разом з пакетом документів, що підтверджують використання транспорту:
- Шляховий лист;
- Виписка з готелю;
- Виписка з автостоянки;
- Квитанції оплати палива і, якщо потрібно, ремонту автомобіля;
- Всі інші чеки для звітності.
Однак, якщо відряджений працівник не зберіг витратні чеки, або вони йому не знадобилися, то він здає лише службову записку. Начальство в цьому випадку проставляє йому необхідні позначки про прибуття назад на роботу. Крім того, в обов'язковому порядку до паперу прикладається документ, який підтверджує, що співробітник дійсно був у відрядженні - його видає керівництво за місцем відрядження співробітника.
Службова записка про направлення співробітника у відрядження на особистому транспорті
У тому випадку, якщо відряджений працівник вважав за краще вибрати власний кошт пересування, він також зобов'язаний підготувати пакет документів.
- Документи оплати;
- Шляховий лист;
- Інші документи, в яких дано підтвердження поїздки.
Службова записка на відрядження
Службова записка на видачу грошових коштів на відрядження обов'язково повинна бути детально складена. Однак в разі підвищення заявленої суми на витрати, керівництво зобов'язується їх компенсувати в тому ж обсязі.
- Витрати на паливо та автопарковку;
- На знімне житло;
- На харчування;
- На стільниковий зв'язок.
Керівництво підприємства зобов'язується в повній мірі сплатити всі перевищені витрати згідно із законодавством РФ.
Якщо у Вас є питання, проконсультуйтеся у юриста
Поставити своє запитання можна в форму нижче, в віконце онлайн-консультанта справа внизу екрану або зателефонуйте за номерами (цілодобово і без вихідних):- +7 (499) 577-01-78 - Москва і обл .;
- +7 (812) 467-38-97 - Санкт-Петербург і обл .;
- +7 (800) 707-31-40 - усі регіони РФ.