Деякі керівники вважають за краще в своїх організаціях зберігати важливу інформацію на Google Docs. Дійсно, начебто, так зручно: якщо потрібно, доступ до табелю і до інших даними буде у будь-якого співробітника і звідки завгодно. Кожен працівник зможе самостійно кожен день звітувати в виконану роботу, а поруч буде фіксуватися інформація про явки та неявки. Але деякі проблеми при цьому залишаються: конкретно під табель обліку документи в Google Docs НЕ заточені, у них інша функція і інші настройки, з ними не так вже приємно працювати, а для великої організації таблиці виходять надто великими і неінформативними. З приводу надійності зберігання корпоративної інформації виникає питання.
Тому для того, щоб складати звітність по співробітниках, краще використовувати спеціалізовану, заточену під ці завдання програму. Саме такою і є "Табель обліку робочого часу" від російського розробника Павла Шубочкіна. Ця утиліта дозволяє спростити заповнення табеля і скоротити загальний час вашої роботи з ним для досягнення тих же результатів. Вона має зрозумілий інтерфейс і безліч базових операцій, з якими можна розібратися буквально за пару хвилин. А якщо добре навчитися нею користуватися, то ви отримуєте всі плюси - і жодного мінуса. Купа корисної інформації, зібраної в зрозумілі форми, а також можливість назавжди забути хоча б про одну проблему з контролюючими органами виявляються в межах всього лише двох кліків від вас.
Програма є дуже невибагливої до можливостей комп'ютера. Для неї підійде будь-яка машина, здатна «тягнути» одну з сучасних операційних систем. Правда, бажано, щоб дозвіл екрана становило принаймні 1024х768 пікселів, а друкувати сформовані бланки можна тільки за допомогою одного з пакетів MS Office Excel або OpenOffice, так що і вони теж заздалегідь повинні бути встановлені.
Особливості інтерфейсу, налаштування
Утиліта відрізняється простим інтерфейсом, максимально заточеним під решаемую завдання. Правда, переміщення по ньому штучно ускладнено зайвими спливаючими вікнами і додатковими кнопками, в яких просто не потребують досвідчені користувачі ПК. Але про все по порядку.
Отже, головне вікно умовно можна розділити на три області: елементи, що управляють базою даних, сама таблиця і клавіші, що дозволяють проставляти в ній неявки. Зверху розташовані всі ті настройки, які дозволяють нам вводити всю інформацію, що стосується складу і структури вашої фірми. Тут ми задаємо імена співробітників, їх посади, підрозділу, графік роботи. Утиліта автоматично формує відповідні поля і розділи для своєї таблиці-звіту. Потім в них можна буде відзначати явки і неявки співробітників, святкові та передсвяткові дні, в зручному форматі записувати причини прогулу. Так що перед тим, як приступити до роботи, потрібно зайти в найперше меню - "Довідники" - і максимально детально оформити там штат свого підприємства. Завдання досить нудна, а якщо на фірмі числяться кілька сотень людей, то і роботи тут на кілька годин, але зробити це треба. Зате потім з усім іншим буде простіше і цікавіше.
Класно те, що утиліта тільки надає нам потужний інструмент. І то, як користуватися інструментом, кожен може вирішувати для себе сам. Дуже багато чого всередині нього можна перебудувати, видалити або заточити під свої потреби. Наприклад, в додатку вже є великий список типів можливих неявок. Всього їх в ньому тридцять штук - від адміністративних відпусток і до страйків або державних обов'язків. Враховано майже все. А якщо у вас на підприємстві є особливий тип відгулу (наприклад, "Була його черга вигулювати собаку президента") - можна, не соромлячись, вписати його в список. І зробити так, щоб в загальній таблиці він завжди виділявся кольором, якщо треба. І вказати, чи варто за таку неявку виставляти прогул або зараховувати в суму робочого часу. Самих типів неявок - десятки, і налаштувань для них - теж десятки. У програмі враховані навіть будь-які можливі форс-мажору. Нехай інтерфейс, з його домінуючим сірим кольором, і не виглядає суперсучасно, в тих справах, які стосуються нових даних, в ньому продумана кожна дрібниця.
Центральна зона, яка займає найбільше місця, віддана під таблицю. Це основна річ в табелі обліку. Тут вказується, скільки годин той чи інший співробітник відпрацював протягом кожного дня, а також підводяться підсумки по місяцю. Якщо в цей день він займався чимось іншим - замість кількості годин за допомогою кнопок внизу ставиться позначення (В - вихідний, ПВ - вимушений прогул, ОТ - поточний відпустку і так далі; абревіатуру при необхідності можна змінити). Утиліта дозволяє впорядкувати співробітників за професією, порядковому номеру або імені. Для кожного підрозділу, року і місяця сформована своя таблиця, і між ними можна зручно переключатися за допомогою випадаючих списків вгорі.
У правому верхньому куті виставляється нормований робочий день. Вказуються додаткові свята (якщо такі є), кількість годин, протягом яких працівник повинен працювати. Надалі "норма" в таблиці буде проставлятися автоматично, так що ви будете змінювати значення в осередках тільки в ситуаціях, які вибиваються зі звичного рутини.
І все б добре, якби не ті елементи, які нам пропонується використовувати для управління цим добром, явками-нез'явленнями в загальному списку. Ними зайнята нижня третина екрану. І, на жаль, доводиться констатувати, що для звичайного, досить досвідченого користувача ПК вони абсолютно не потрібні і не інтуїтивні. Проставляти причину неявки нам дозволяється тільки з їх допомогою. А для цього доводиться спочатку тягнутися мишкою в самий низ екрану, потім вибирати потрібну кнопку, клацати на неї, вести мишку назад - і клацати на ту клітинку, в яку потрібно вписати цей тип неявки. Такі подорожі курсора забирають багато часу користувача і спочатку дуже дратують. Хотілося б, щоб визначати тип неявки можна було простим натисканням лівої чи правої кнопки миші по комірці. Було б набагато зручніше.
Ще одне місце в інтерфейсі, яке не сподобалося, - організація пункту "Співробітник не працює з поточної дати". Він з'являється в меню при кліці на таблицю правою кнопкою. Там можна вибрати, з якого числа вашого працівника більше можна не відзначати в табелі. Розраховані за місяць години йому будуть нараховуватися, а ось всі дні будуть автоматично вважатися по 0 годин і не зараховуватися в загальному списку в якості прогулів. Це все добре, це корисна функція, однак скасувати її чомусь немає можливості! Тобто якщо ви помилилися і не туди натиснули - привіт. Ніякої "Скасування" в програмі також не передбачено.
Втім, недоліків в юзабіліті програми куди менше звичайного. Всього лише три маленьких зауваження. У загальному і цілому робота з утилітою приносить більше задоволень, ніж розчарувань. Особливо якщо ви вважаєте за краще не користуватися клавіатурою під час роботи з програмами.
Для роботи з табелем не потрібно ніякого спеціального навчання. Цим може займатися будь-який співробітник вашої організації, причому в день після того, як всередині все правильно буде оформлено, у нього на це буде йти не більше пари хвилин. Працювати з нею куди простіше, ніж з сухим бланком в Excel або з великою таблицею в Google Docs. Вона економить вам час. А ще програма передбачає, що вносити в неї дані при необхідності можуть відразу кілька людей. За кожним підрозділом фірми можна закріпити відповідального робітника, а ще утиліта дозволяє додати в неї скільки завгодно користувачів зі своїми паролями. Кожному з цих користувачів можна привласнити свої права редагування: вони можуть заносити дані тільки в довідники, в настройки, в списки прогулів, в усі підрозділи табеля і так далі.
Програма дозволяє роздруковувати табель обліку у вигляді форми T-12, T-13, графіка і так далі. Можна ставити співробітників або підрозділів, інформація про яких виведеться на принтері. Також на друк при бажанні натисканням однієї кнопки виводяться список неявок, статистика за будь виділений період, виробничий календар і перелік оформлених працівників (ім'я, підрозділ, посада, стаж і так далі).
За допомогою такої утиліти легко вести базу співробітників з урахуванням всіх кадрових переміщень усередині фірми. Просто міняєте підрозділ, в якому значиться людина, - і всі інші дані переходять автоматично.
Утиліта здатна працювати як по локальній мережі, так і на одному ПК. Вона здатна імпортувати дані з текстових файлів або документів Excel, а з неї інформацію легко забирають програми MS Office або OpenOffice, щоб вивести її на папір в звичному для вас вигляді.
Баги в ході тестування виявлено не було, ресурсів у ПК утиліта забирає зовсім небагато - менше 100 Мб навіть при роботі з величезними базами співробітників на кілька тисяч записів. А ще в додатку є відмінна довідка з зображеннями і докладним описом того, в якому меню містяться ті чи інші операції. Програма і так дуже проста для навчання, а з хорошим посібником з використання вона стає ще зручніше.
З табелем стає простіше враховувати справжні (!) Робочі години для виплати справедливої заробітної плати. У кожного менеджера перед очима з'являється інформація про всю його групі. Продуктивність підвищується, оскільки кожен прогул відзначається і назавжди залишається в такому "класному журналі". Ви виконуєте вимоги російського законодавства, надаючи паперу в потрібні терміни, - одним кліком мишки на кнопку "Друк". І, звичайно, ви в будь-який момент можете проконтролювати, чи виконує співробітник вимоги трудового договору. Загалом, плюсів у системи вистачає.
З огляду на невисоку ціну (990 рублів) і те, що перші 15 днів в незареєстрованої версії не варті ні копійки, спробувати "Табель обліку робочого часу" однозначно варто. Ця програма допомагає нам нараховувати заробітну плату співробітників, забезпечує правильність ведення важливих документів, підвищує прозорість і продуктивність команди. Утиліта особливо класно підходить для тих, хто не дуже щільно знайомий з редагуванням інформації на ПК. При роботі з "Табеля обліку" ми можемо забути про клавіатуру: всі операції в програмі виконуються мишкою і всі вони виявляються гранично простими.
Програми в каталозі Softkey.ru: