В ході відносин між покупцем і продавцем нерідко виникають ситуації, при яких покупець направляє продавцю або постачальнику претензію про повернення грошових коштів, на яку необхідно дати кваліфіковану відповідь, також і в тому випадку, коли договором укладеним між сторонами, можливість пред'явити претензії не обумовлена.
Склавши відповідь на претензію покупця, Ви продемонструєте зацікавленість у вирішенні конфлікту.
Зразок відповіді на претензію покупця про повернення грошових коштів повинен бути написаний на фірмовому бланку магазину або підприємства, в шапці листа-відповіді проставляється ПІБ громадянина або повна назва організації, якій направляється лист, з розшифровкою прізвища керівника організації, проставляються реквізити (число і номер).
Крім того, вказується число і номер листа-претензії, на яке готується відповідь. Застосовуються такі звернення, наприклад: «Глибоко шановний Іване Івановичу!», «Глибоко шановні партнери!».
У тексті листа-відповіді застосовуються такі вирази: «Доводимо до Вашого відома ...», Ми розглянули Ваш лист, однак ... ».
У тексті при необхідності робляться посилання на Федеральний Закон "Про захист прав споживачів", ЦПК Російської Федерації та інші нормативні акти.
Текст листа підписується посадовою особою із зазначенням посади та розшифровкою підпису.
Складаючи лист-відповідь на претензію, не слід зволікати. Дати відповідь покладається в проміжку від десяти до тридцяти днів з часу отримання претензії.
У тексті листа-відповіді потрібно використовувати тільки перевірені аргументи, пам'ятаючи про те, що справа може розглядатися судом. Ви можете повністю або частково погодиться з доводами протилежної сторони, або відкинути їх.
У будь-якій ситуації грамотно складений, аргументовану, доказовий і своєчасний відповідь допоможе у вирішенні спірної ситуації і покаже Вашу готовність слідувати букві і духу закону.