Прийом лісових вантажів до перевезення здійснюється після дотримання наступних процедур:
o Перевізником проводиться візуальний огляд лісових вантажів в вагонах відкритого типу на наявність ознак втрати, недостачі або пошкодження вантажів, а також дотримання правил розміщення і кріплення вантажів;
o Проводиться укладання договору перевезення. Оригінал накладної та видана на підставі накладної перевізником вантажовідправнику квитанція про приймання вантажу підтверджують укладення договору перевезення.
Фактичним підтвердженням передачі вагонів з вантажами від вантажовідправника перевізнику є підписи вантажовідправника і перевізника в пам'ятці прийомоздавальника в графі «Вагон здав», «Вагон прийняв» в момент фактичного прийому у місця навантаження, в разі, якщо навантаження вантажів у вагони здійснюється в місцях загального користування та незагального користування, розташованих на території залізничних станцій, силами і засобами вантажовідправників, а вагони обслуговуються локомотивом перевізника. Пам'ятка прийомоздавальника, документ встановленої форми, складається у двох примірниках. У ряді інших випадків, фактичним підтвердженням передачі вагонів з вантажами від вантажовідправника перевізнику є інші процедури.
§2.4. Оформлення перевізних документів на перевезення вантажів залізничним транспортом
Перевізний документ - транспортна залізнична накладна - складається з чотирьох аркушів:
1. оригінал накладної (видається перевізником вантажоодержувачу);
2. дорожня відомість (складається в необхідній кількості примірників - для перевізника і учасників перевізного процесу, в тому числі не менше двох додаткових примірників для кожної бере участь у перевезенні вантажів інфраструктури: один примірник - для вхідних залізничної станції, що знаходиться в даній інфраструктурі, другий - для вихідний станції з інфраструктури);
3. корінець дорожньої відомості (залишається у перевізника);
4. квитанція про приймання вантажу (залишається у вантажовідправника).
Від правильності заповнення накладної багато в чому залежить збереження вантажів і виконання термінів доставки. Крім того, правильне складання накладної сприяє забезпеченню безпеки руху поїздів, прискорення обороту вагонів і правильності розрахунків за перевезення [13]. Таким чином, накладна має юридичне і розрахункове значення, тому її графи повинні заповнюватися відправником чітко на друкарській машинці без підчисток і помарок, а зміни відомостей, внесених в накладну залізницею, повинні бути завірені підписом працівника дороги і штемпелем станції.
Оформлення перевізних документів в електронному вигляді - електронною транспортної залізничної накладної - проводиться:
o вантажовідправником і перевізником при наявності договору про електронний обмін даними або обмін електронними документами між вантажовідправником і перевізником;
o перевізником під час перевезення вантажу у супроводі електронної накладної;
o вантажоодержувачем і перевізником при наявності договору про електронний обмін документами між вантажоодержувачем і перевізником.
При перевезенні вантажів, оформлених перевізними документами в паперовому вигляді, оригінал накладної разом з дорожньою відомістю слід з вантажами до станції призначення. Оригінал накладної видається вантажоодержувачу під розпис в дорожній відомості. Квитанція про приймання вантажу видається вантажовідправнику під розпис у відповідній графі корінця дорожньої відомості. Корінець дорожньої відомості залишається у перевізника на станції відправлення.
У зв'язку з відмінністю умов деяких видів перевезень і з метою спрощення їх оформлення та обліку передбачено складання спеціалізованих накладних на перевезення вантажів. Оскільки ТОВ «Тімосі» займається експортом лісових вантажів до Фінляндії, розглянемо спеціалізовану накладну, призначену, відповідно до Угоди про прямому міжнародному сполученні між Російською Федерацією і Фінляндією, для оформлення залізничних вантажоперевезень між Росією і Фінляндією. Зразок незаповненою накладної для сполучення між Росією і Фінляндією прикладений до даної дипломної роботи. Розглянемо на його прикладі правила заповнення транспортної залізничної накладної.