Особливості обліку БСО
На підставі накладної та інших супровідних документів прийом і оприбуткування друкованої продукції відображається по бухгалтерії. Витрати на її придбання включаються до складу витрат, які враховуються при формуванні суми податкового вирахування. Одночасно зі списанням проводиться оприбуткування друкованої продукції на позабалансовому рахунку, після чого і відбувається їх передача матеріально відповідальної особи.
З працівником, який отримує, видає, враховує і відповідає за правильність зберігання БСО, а також приймає від населення готівкові грошові кошти, необхідно укласти договір про матеріальну відповідальність (п. 14 Положення). Повноваження такого працівника закріплюються відповідним наказом.
Перш ніж відобразити по бухгалтерії прихід придбаної в друкарні друкованої продукції, спеціально створена на підставі окремого наказу комісія, звіряє дані, зазначені в супровідних документах з фактичною наявністю (п.15 Положення). У разі виявлення розбіжностей комісією складається акт, який підписується керівником і членами комісії та направляється постачальнику. В процесі звірки перевіряються так само серії і номера. Все це робиться з метою виключення пропусків або дублів. Після закінчення роботи комісії складається акт прийому бланків суворої звітності та передача їх матеріально відповідальної особи. Процедура звірки та прийому відбувається в день отримання замовлення з друкарні.
Наказ про створення комісії можна оформити один раз і перевидавати тільки в разі зміни її складу при цьому зробивши його універсальним, відповідним для процедури прийому та списання з подальшим знищенням одночасно.
Це мінімальний набір організаційно-розпорядчої документації, необхідний для суб'єктів господарювання, які застосовують при наданні послуг населенню БСО замість використання контрольно-касової техніки.
Деякі нюанси роботи з БСО
Облік бланків суворої звітності може бути поставлений по-різному. Багато чого буде залежати від того, де оформити замовлення на їх виготовлення. При друкарському способі друку необхідними будуть всі перераховані вище дії. За винятком хіба що ситуації, коли індивідуальний підприємець працює в сфері обслуговування без найманих робітників осіб. В такому випадку на бланки суворої звітності наказ для передачі їх самому собі годі й видавати. Формальністю стає і наказ про призначення матеріально відповідальної особи. А ось книгу обліку БСО доведеться вести. При відсутності комісії цілком природним буде і те, що в запису про оприбуткування документів і постановці їх на облік буде фігурувати накладна, а не акт прийому бланків суворої звітності, присутність якого в даній ситуації носить скоріше формальний характер, хоча, за великим рахунком і акт можна оформити.
У разі використання автоматизованої системи випадає така ланка, як отримання бланків з друкарні і передача їх підзвітним особам в разі, коли послуги надаються кількома працівниками одночасно. Доступ до друку можна надати необхідної кількості співробітників, з якими укладаються договори про матеріальну відповідальність і, відповідно, видаються накази. Всі операції фіксуються системою, книга обліку БСО стає непотрібною, відповідно і дані про їх прийом і русі фіксувати на паперовому носії не доведеться. Такий спосіб друку зручний для тих, хто працює на виїзді або має кілька точок надання послуг або, як варіант, якщо різні послуги надаються кількома працівниками одночасно.
Всі без винятку суб'єкти господарювання, що працюють з діловими паперами суворої звітності, стикаються в процесі здійснення діяльності з необхідністю проведення інвентаризації та списання. При цьому дуже важливо врахувати, що процедуру списання потрібно здійснювати в встановлені законодавчо терміни, але не раніше, ніж з моменту проведення останньої інвентаризації пройде місяць. Перед початком інвентаризації відповідальний працівник дає розписку, сенс якої полягає в тому, що все ввірене йому майно пред'явлено до огляду і знаходиться в цілісності й схоронності. Зазвичай така інвентаризація проводиться в ті ж терміни, що і ревізія каси.
