Одним з обов'язкових для формування документів для юридичних осіб і індивідуальних підприємців є БСО. Даний документ являє собою папір суворої звітності.
При цьому використовувати її необхідно в строго встановлених державою випадках. При цьому необхідно обов'язково зберігати журнал обліку БСО, а також самі бланки суворої звітності протягом певного періоду часу.
Після закінчення певного періоду часу необхідно буде відповідним чином списувати даний документ. Процедура ця має свої особливості та нюанси.
З усіма ними варто ознайомитися заздалегідь. Це дозволить уникнути штрафів і інших ускладнень з законодавством, контролюючими органами.
Сьогодні практично всі без винятку підприємства зобов'язані використовувати ККМ - контрольно-касові механізми. Дані пристрої застосовуються для формування спеціальних чеків.
Причому як в разі готівкового, так і безготівкового розрахунку. Але в окремих випадках подібні документи можуть бути замінені спеціальними БСО - бланками суворої звітності.
Такі документи також є підтвердженням здійснення оплати і заздалегідь друкуються в друкарні. Згодом в них вносяться всі необхідні дані.
При цьому існують певні стандарти складання і зберігання. Їх необхідно обов'язково дотримуватися. Важливо пам'ятати про формат складання саме журналу.
БСО можна використовувати в наступних випадках:
Коли надаються послуги, які позначаються в ОКУН
Хімчистка, ательє і багато іншого
Якщо виявляються послуги в ОКУН не позначені
Але при цьому надаються населенню за певну плату
Важливо пам'ятати про неприпустимість використання таких бланків у наступних випадках:
- при розрахунках між юридичними особами;
- якщо за готівкові кошти реалізуються товари.
Є певні правила списання бланків суворої звітності в бюджетній установі, а також комерційному.
До найбільш важливих питань, розглянути які необхідно буде завчасно з метою виключення складнощів з контролюючими органами, можна віднести:
- базові визначення;
- можливі причини;
- правова база.
базові визначення
Існує досить велика нормативна база, що регулює застосування бланків цього виду, а також їх списання, утилізацію. Але для вірного трактування всієї відбитої в ній інформації потрібно розуміти значення термінів.
До найбільш істотних на даний момент відносяться наступні:
- ККМ;
- наявність і безготівкові грошові розрахунки;
- фіскальний режим / пам'ять / дані;
- державний реєстр ККМ;
- платіжний термінал / банкомат;
- БСО;
- журнал обліку БСО;
- наказ на списання, акт.
Абревіатура ККМ розшифровується як контрольно касовий механізм. Даним терміном позначається велика кількість самого різного устаткування. В першу чергу це касові апарати, банкомати, платіжні термінали.
Банкомати та платіжні термінали дозволяють здійснювати різноманітні операції з оплати послуг, товарів, а також придбання товарів. Головною особливістю є відсутність необхідності в присутності оператора.
Готівкові грошовий розрахунок
Операція, коли гроші передаються безпосередньо готівкою. Безготівковий розрахунок - оплата за допомогою спеціальної банківської карти. В незалежності від способу перерахування коштів необхідно видавати платіжний документ. Він може бути різного типу
Енергозалежна пам'ять, що застосовується в машинах ККМ. Використовується для реєстрації різних даних при здійсненні грошових операцій. Фіскальний режим - режим, в якому здійснюється реєстрація всіх даних на зазначену вище пам'ять. Вся техніка, яка застосовується для реєстрації фінансових операцій, обов'язково реєструється в спеціальному державному реєстрі
Документ, в якому відображаються дані при здійсненні оплати за послуги, товари. Сама абревіатура розшифровується як «бланк суворої звітності»
Журнал обліку БСО
Реєстр в паперовому форматі, ведеться на підприємстві або ж у ІП (індивідуальний підприємця). Наказ на списання, акт - документ, який складається коли підходить термін утилізації БСО. Даний момент відбивається в чинному на території законодавстві
Можливі причини
Сама процедура списання бланків такого роду здійснюється тільки при дотриманні певних, встановлених законодавством умов.
Списання необхідно буде здійснювати в наступних випадках:
Якщо вийшов термін зберігання документів
Тривалість його становить всього 5 років
Якщо бланки були з якоїсь причини знищені
Або ж втрачені іншим чином
Важливо пам'ятати про наявність різниці між процедурою списання та знищення бланків. Важливо пам'ятати, що списання також здійснюється в разі відмови клієнта від послуги / товару коли документ уже заповнений.
В такому випадку ні в якому разі не можна просто викидати документ. Потрібно здати БСО в повній комплектації (два примірники) або ж номера корінців. Обов'язково збіг серій і номерів.
Важливо пам'ятати, що існує встановлені законодавством формат як БСО, так і актів. наказів списання бланків суворої звітності.
Важливо дотримуватися всіх правил, відображених в чинних законодавчих нормативах.
Приклад наказу на списання БСО старого зразка можна знайти в інтернеті або ж в податковій. Працівники цієї установи обов'язково повинні дати необхідну консультацію.
Правова база
Процес складання як самих бланків суворої звітності, так і актів для їх списання відбивається в спеціальних законодавчих нормах.
Крім цього закону необхідно також використовувати такі НПД:
Крім актів законодавчого характеру існує також досить великий перелік різного типу інших матеріалів допоміжного характеру.
Вони дадуть відповіді на більшість питань, що виникають. При відсутності належного досвіду слід звернутися саме до матеріалів додаткового характеру.
Процедура списання бланків суворої звітності пов'язана з безліччю найрізноманітніших нюансів. Не допускаються різного роду порушення формату документів.
Контролюючі організації в особі Федеральної податкової служби та інших приділяють максимально пильну увагу актам здачі, журналам обліку.
Основні питання, розкрити які потрібно перед тим, як приступити до самої операції списання документів суворої звітності:
- документальне оформлення - заповнення акту, формування наказів, зразок заповнення;
- відображення проводками.
Документальне оформлення
В першу чергу необхідно приділити увагу саме документального оформлення. Особливо це важливо в разі виникнення різних питань з боку контролюючих органів.
Наприклад, якщо має місце будь-якої кримінал, прокуратура перевіряє БСО при їх наявності, а також спеціальний акти утилізації.
заповнення акта
Розглянутого типу акт в обов'язковому порядку включає в себе наступні компоненти:
- порядковий номер акта;
- найменування установи;
- матеріально відповідальна особа ;
- індивідуальний податковий номер;
- дебет рахунку;
- комісія у складі;
- форма по ОКУД;
- в правій частині обов'язково зазначаються спеціальні коди (ОКПО, КПП, кредит рахунку);
- позначаються особи, які входять в спеціальну експертну комісію;
- позначити наказ, яким здійснюється саме призначення;
- вказується період, протягом якого здійснюється списання.
Після всіх позначених елементів необхідно буде створити спеціальну таблицю. У ній перераховуються всі документи суворої звітності, які необхідно буде обов'язково списати.
Сама таблиця включає в себе наступні розділи:
- бланк суворої звітності - номер, серія;
- причина списання;
- дата знищення.
Після таблиці в обов'язковому порядку будуть проставлені підписи з розшифровкою. Потрібні підпису наступних осіб:
- керівника підприємства;
- інших членів комісії (не менше 3).
У нижній частині розглянутого акту проставляється дата формування документа. Важливо пам'ятати, що вона не повинна бути раніше, ніж закінчиться термін зберігання бланка суворої звітності.
формування наказів
Перш, ніж включити документ в спеціальний акт, необхідно буде обов'язково проставити наказ.
Даний документ обов'язково включає в себе наступні основні розділи:
Відбивається склад комісії
Яка в обов'язковому порядку повинна перевірити процес руху бланків суворої звітності
Встановлюється повний перелік документів
Який відноситься до бланків суворої звітності
Встановлюється перелік працівників
Які відповідальні за облік, а також збереження, складання бланків
Визначається місце постійного зберігання бланків розглянутого виду
Наприклад, це може бути сейф бухгалтерії
Позначається особа, відповідальна за виконання всіх наказів
Складених щодо зберігання, списання та утилізації БСО
Бланки суворої звітності повинні бути обов'язково пронумеровані. Існують чіткіше стандарти їх складання. Не допускається друкувати їх на звичайному ПК.
Для складання даних документів потрібно використовувати:
- спеціальні засоби автоматизації;
- кошти друкарні.
У той же час акт списання і наказ складаються на персональному комп'ютері. Процедура складання наказу, на відміну від акта, законодавством не регламентована. Тому формуватися він може в довільному форматі.
Але є певні регламенти роботи з подібного роду документами. Необхідно відображати в них встановлені законодавством дані.
зразок заповнення
Розглянутого типу документи мають велику кількість самих різних особливостей. По можливості варто обов'язково з усіма ними ознайомитися.
відображення проводки
При здійсненні різних операцій з БСО обов'язково необхідно відповідним чином відображати всі нюанси в бухгалтерській звітності.
Як оформити облік бланків суворої звітності в бюджетній установі, дивіться тут.
Для цього використовуються проводки виду:
Процес відображення ліквідації, псування або ж списання повністю стандартний і є ідентичним незалежно від того, яким чином реалізується процедура бухгалтерського обліку (1С / вручну). По можливості варто вивчити всі моменти заздалегідь.
Податкова при проведенні як камеральних та інших перевірок завжди пильну увагу приділяє саме проведеннями з БСО. Так як через таку документацію нерідко реалізуються різноманітні корупційні схеми.
Списання бланків суворої звітності має обов'язково відбувається відповідно до чинних законодавчих норм.
В іншому випадку можливе накладення адміністративної відповідальності з боку контролюючих організацій. Важливо пам'ятати про правила написання наказу про створення акта.