Товариство зобов'язане забезпечити ведення і зберігання реєстру акціонерів товариства відповідно до правових актів Російської Федерації не пізніше одного місяця з моменту державної реєстрації товариства. Положення про реєстр акціонерів АТ розроблено відповідно до Федерального закону "Про акціонерні товариства", Тимчасовим положенням про ведення реєстру власників іменних цінних паперів (Додаток до Постанови Федеральної комісії з цінних паперів та фондового ринку при Уряді Російської Федерації від 12.07.95 N.3) і іншими правовими актами Російської Федерації.
Реєстр ЗАТ є основним документом, що підтверджує право володіння акціями Товариства та використання випливають з нього прав і обов'язків.
Ведення реєстру - це обов'язок ЗАТ, такий висновок випливає з п.2 ст.44 Закону про АТ - товариство зобов'язане забезпечити ведення і зберігання реєстру акціонерів товариства відповідно до правових актів Російської Федерації з моменту державної реєстрації товариства.
У ЗАТ, де число акціонерів не більше 50, держателем реєстру є саме суспільства, і йому не потрібен спеціальний реєстратор, на відміну від ВАТ. Однак, для самостійного ведення реєстру акціонерів суспільство повинно мати в штаті співробітника з атестатом ФКЦБ Росії на право здійснення реєстраторської діяльності, придбати сертифікований програмний продукт, розробити власні правила ведення реєстру.
Зокрема, відповідно до п.3 Положення про ведення реєстру власників іменних цінних паперів, емітент, який здійснює самостійне ведення реєстру акціонерів, зобов'язаний розробити пакет необхідних документів і забезпечити:
1. ведення особових рахунків;
2. ведення обліку цінних паперів на емісійному і особовому рахунку емітента;
3. ведення реєстраційного журналу;
4. ведення журналу обліку виданих, погашених та втрачених сертифікатів (у разі документарної форми цінних паперів);
5. зберігання та облік документів, які є підставою для внесення записів до реєстру;
6. облік запитів, отриманих від зареєстрованих осіб, і відповідей по ним, включаючи відмови від внесення записів до реєстру;
7. облік нарахованих доходів за цінними паперами;
8. здійснення інших дій, передбачених законодавством.
Не передбачено винятків навіть в тому випадку, коли одному акціонеру належить 100% акцій товариства.
Фактично це означає, що в акціонерному товаристві повинен бути фахівець, який володіє необхідними знаннями, який повинен здійснювати всі операції по реєстру не менше 4 годин кожен робочий день тижня (п.5 Положення про ведення реєстру).
У такій ситуації, як відзначають дослідники, для законослухняного емітента вигідніше звернутися до послуг незалежного реєстратора.
Правила ведення реєстру повинні бути доступні для ознайомлення зацікавленим особам. У правилах внутрішнього документообігу та контролю повинен бути визначений порядок обробки і зберігання документів реєстру, наведені форми внутрішніх документів реєстратора, обов'язки посадових осіб і персоналу реєстратора, а також порядок здійснення внутрішнього контролю. Правила внутрішнього документообігу та контролю повинні передбачати:
- способи реєстрації, обробки, зберігання та архівування документів;
- порядок доступу до архіву;
- способи збереження електронних даних;
- порядок встановлення паролів при роботі з програмою ведення реєстру;
- систему внутрішнього контролю і порядок перевірки даних, що вводяться в систему ведення реєстру;
- способи відновлення даних у разі їх втрати;
- заходи протипожежної безпеки.
Реєстр повинен містити дані, достатні для ідентифікації зареєстрованих осіб. Фактично реєстр становить сукупність журналів: реєстраційний журнал; загальні відомості про акціонерне товариство; особові рахунки; журнал виписок з реєстру акціонерів. У реєстрі відкриваються окремі особові рахунки акціонерів, номінальних утримувачів акцій і осіб, на ім'я яких зареєстрований заставу акцій, а також емісійний і особовий рахунки товариства. Кожен особовий рахунок має свій номер, який є винятковим в межах всього реєстру. Особовий рахунок зареєстрованої особи повинен містити:
- дані, що містяться в анкеті зареєстрованої особи;
- список операцій, що представляє частину реєстраційного журналу, що містить запису по особовому рахунку зареєстрованої особи.
У разі, якщо неможливо однозначно ідентифікувати зареєстровану особу, його особовому рахунку присвоюється статус "цінні папери невстановленої особи".
Для особових рахунків фізичних осіб підставою для присвоєння такого статусу є відсутність в реєстрі даних про документ, що посвідчує особу зареєстрованої особи, або невідповідність даних про документ, що посвідчує особу, вимогам, затвердженим для такого виду документів (за умови відсутності помилки реєстратора). Для особових рахунків юридичних осіб підставою для присвоєння статусу "цінні папери невстановленої особи" є відсутність даних про повне найменування, номер і дату державної реєстрації юридичної особи, місце його знаходження.
Кожна зареєстрована в реєстрі особа має право упевнитися, що воно внесено в реєстр акціонерів. Документом, що підтверджує права зареєстрованих осіб на акції товариства, є виписка з реєстру акціонерів. Виписка з реєстру акціонерів не є цінним папером і її передача іншій особі не означає переходу прав власності на акції. При видачі виписки з реєстру акціонерів заповнюється журнал виписок з реєстру акціонерів.